Leerdoel 3 Leerjaar 3 Timemanagement
Leerdoel 3 Timemanagement
We gaan hier ons verdiepen in het leerdoel timemanagement die ik heb opgesteld en waarom ik deze gekozen heb. Hierbij zal ook een uitleg worden gegeven waarom ik voor dit leerdoel heb gekozen en de acties die ik hiervoor ga uitvoeren.
Marketing is een vrij brede markt en je kan binnen een marketing team veel opdrachten en projecten opstarten voor een bedrijf. Zo kan het zijn dat je in een week tijd zowel online, als de social media als achter de schermen op de website bezig bent. Ik heb zelf ADHD en dat betekend dat je best ongeorganiseerd bent of hyper gefocust bent. Dit houdt in dat je je aandacht bij 10 dingen gelijk hebt of je bent met je gedachte volkomen in een ding gestort. Dit is in het werkvlak totaal niet handig omdat er op een dag natuurlijk meer dingen moet worden gedaan dan alleen een ding en is het ook niet de bedoeling dat je maar half werk aflevert. Ik wil daarom mijzelf verdiepen in timemanagement en hoe je het kan toepassen. Wanneer ik dat heb gedaan wil ik dit in praktijk toepassen op zowel stage als op mijn schoolwerk.
Het leerdoel voor dit jaar wordt timemanagement zodat ik gestructureerd te werk kan gaan tijdens mijn stageperiode maar ook voor school. In de hoop dat dit aangeleerd blijft voor als ik officieel het werkvlak inga.
Leerdoel 3 Timemanagement
Actie 1: Inlezen tips en tricks/theorie
Actie 2: Get-away organiseren Sweet Spot Bonnentjes, foto's, airbnb etc.
Actie 3: Structuur inbrengen werkvlak Asana, slack berichten Marleen etc. (planning maken)
Bewijs van de acties
Actie 1
Als eerst moeten we gaan kijken wat Timemanagement eigenlijk is, het is een veel gebruikende term in het bedrijfsleven. De betekenis ervan is daarom vrij simpel:
"Het procesmatig, effectief en efficiënt inplannen van jouw tijd om zoveel mogelijk gedaan te krijgen in zo min mogelijk tijd."
Door het gebruiken van de bovenste uitleg, kan je voorkomen dat je overspoeld wordt met werk en daardoor de controle en het overzicht verliest.
Je werkt gestructureerd, dit zorgt voor een effectieve en efficiënte werkstructuur. Je kan het gemakkelijk gebruiken om bepaalde doelen in je leven of werkleven te behalen.
Tips op timemanagement
- To-Do lijstje
Het maken van een to-do lijstje is een goede manier om je dag te starten. Je zet dan alles op een rij voor die dag en ziet dan in een oog opslag wat de zaken zijn en je meer inzicht krijgt hierin. Je kan dan gericht werken.
- De slik-die-kikker-methode
Op een to-do lijstje staan vaak leuke taken maar ook minder leuke taken. Automatisch gaat men de vervelende taken uitstellen waardoor het kan voorkomen dat je het moet verschuiven naar een anderen dag omdat je het uitstelt. Met deze methode pak je allereerst de vervelende taken aan en eindig je met de leukere taken van die dag.
- De pomodoro techniek
Het kan zijn dat je lijstje lang is en de dag er te kort voor is. Hak je dag in tijdsblokken en na het tijdsblok neem een korte pauze en ga bijvoorbeeld een wandeling maken of wat eten om meer focus te houden. Zo houd je controle over jouw tijd en jouw taken en verspil je vrijwel geen tijd.
- Sluit je email box af
Constant je mail bekijken en antwoorden, is een van de grootste tijdverslinders die men op de werkvloer heeft per dag. Hierdoor raak je constant afgeleid van de taak die je aan het doen was. Plan dus het checken en bijwerken van je mail op een vast moment op de dag. Bijvoorbeeld aan het begin van de werkdag en een uur voordat je klaar bent met werken.
- Stel doelen op
Wanneer je to-do lijstje voltooid is en duidelijk is geworden wat er voor die dag moet worden gedaan kan je doelen gaan stellen. Dit kan verschillen per persoon, zowel wekelijks, per dag etc. Wanneer je die hebt opgesteld kan je op een effectieve manier gaan orienteren welke taken prioriteit hebben en welke minder. Denk erom dat de doelen SMART zijn geformuleerd. Dit staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.
Voorbeeld: Ik wil voor donderdagmiddag 5 uur, de aangevende taken afgerond hebben.
Je kan ook gebruik maken van tools die je hierbij hebben. Een ouderwetse manier is gewoon in een agenda maar tegenwoordig heb je ook online tools. Bij SSA hebben we gekozen voor Asana en Notion.
bron: https://www.virtua.support/nl/blog/wat-zijn-verschillende-timemanagement-technieken
Actie 2
Op 12-13 oktober heb ik een getaway georganiseerd voor het team van SSA, hierbij moest er alles geregeld van a-z. Ik heb toen via AirBNB een villa gevonden die gevestigd is in rocalissa. https://www.airbnb.nl/rooms/594783323035462846?adults=9&location=Barcelona%2C%20Spain&check_in=2022-10-12&check_out=2022-10-13&federated_search_id=0485e97a-4b83-4fac-b936-f7bc99078bdf&source_impression_id=p3_1661938000_GiHfe12cjo%2FT5BL%2
Vanuit daar hebben we een activiteitenprogramma opgesteld om dus in de nopjes kunnen plannen wat we allemaal wilde doen. Zo moet je denken aan het eten en de activiteiten.
Zo hebben we een boodschappenlijst gemaakt:
We hebben dan rond 11 oktober de boodschappen gedaan om alles vers te houden, ook hebben we een activiteitenplan bedacht om dat weekend te organiseren, hierin zijn ook de dieetwensen meegenomen.
Zo hebben we deze getaway ook gebruikt om elkaar beter te leren kennen en samen een stap te zetten in een betere samenwerking voor Sweet Spot.
Actie 3
Zoals bij actie 1 is vermeld is het handig om gebruik te maken van tools om timemanagement makkelijker te maken. Ik heb zelf dus een aantal gekozen hiervoor Asana, slack en Notion.
Allereerst zal ik alle platformen uitleggen wat ze inhouden voordat we hier dieper ingaan.
Asana is een online tool dat je eigenlijk helpt bij het plannen van je taken onder je team/werkvloer. Je kan gemakkelijk taken in Asana plaatsen en uitdelen aan anderen teamleden. Je hebt dan overzichtelijk alles in een oogopslag.
--> https://app.asana.com/0/home/1202905136023408
Voordat we Notion gebruikte, gebruikte SSA notion. Marleen zou dan per dag invullen wat ik moest doen en kon ik dat handmatig invullen wat ik gedaan had. Nadat we zijn overgestapt naar Notion heb ik zelf nog gebruikt gemaakt van Asana om mijn taken in te zetten zodat het overzichtelijk was wat ik wanneer moest doen.
Slack is een soort platform waar je gemakkelijk met je teamleden kan communiceren, oftewel een binnenbedrijfs communicatietool. Zo voorkom je dat mails kwijt raken in de mailboxen bij collega's en heb je sneller en direct contact.
--> https://slack.com/help/articles/115004071768-What-is-Slack-
In mijn tussentijdse beoordeling gaf marleen aan:
"Een verbeterpunt zou zijn aan het einde van de dag kort een lijstje te sturen (via Slack) wat je die dag afgemaakt hebt, en wat niet is gelukt (en reden waarom niet). Zelfde kan aan het begin vd dag."
Hier gaf Marleen aan dat ze het erg fijn zou vinden als ik liet weten wat ik die dag ging doen en wat ik heb afgekregen die dag. Vanuit daar heb ik Slack gebruikt om dat door te geven, hierbij wat voorbeelden;
Notion
Notion is een softwareprogramma dat je kan gebruiken met je gehele bedrijf, het is een soort online aantekeningsboek. Je kan het zo indelen dat je een gehele database kan maken voor; administratie, projecten, taken, notities, meetings etc.
--> https://www.notion.so/sweetspotabroad/General-info-6a9edf7170384e87aeddfca87479c70d
Notion wordt voornamelijk door ons gebruikt om de weekmeeting te starten, hier wordt duidelijk in gezet wat er die week wordt gedaan en wat we vorige week hebben gedaan maar ook alle informatie over SSA, voor sales, marketing en operations. Het is dus de gehele database voor het bedrijf wat we de afgelopen maanden hebben opgebouwd.
Reflectie
Dit leerdoel is enorm nuttig voor mij geweest, zoals ik eerder al vermeld had in de introductie had ik enorme moeite met het plannen van mijn tijd en te zien wat er nou belangrijk is voor mij. Ik heb via SSA enorm veel geleerd met betrekking hierop en ben ik aan de slag gegaan met veel online tools, wat voor mij een hele verandering is omdat ik altijd nog gewend ben om het op papier te schrijven. Het constant bij Marleen melden heeft mij ook geholpen. Ik ben nu enorm goed bezig en zie dat ik snel goed kan plannen en kan zien wat voorrang heeft op en wat niet. Ik heb via dit ook met mijn schoolwerk minder stress gehad (op onderzoek na dan) en is alles op schema gelopen. Ik ben enorm dankbaar voor mijn stagebedrijf dat ze mij ondersteunt hebben tijdens dit leerdoel en veel dat ik hier van geleerd heb, ga ik gebruiken zowel in mijn persoonlijke leven, als in mijn schoolleven als in het werkleven. Vanuit dit zal ik dit leerdoel alleen niet meenemen omdat ik van mening ben dat ik voldoende hierover geleerd heb en toegepast heb.